Kada i kako promijeniti računovodstveni servis?

Promjena računovodstvenog servisa važna je odluka za svakog poduzetnika. Iako postoje brojni razlozi zbog kojih se poduzetnici odlučuju na promjenu, ključni trenutak kada to učiniti može značajno utjecati na poslovanje. U ovom članku objašnjavam kada je najbolji trenutak za promjenu i na što treba obratiti pažnju kako bi proces bio što jednostavniji i bezbolniji.

Ako niste zadovoljni svojim računovodstvom, još uvijek nije kasno za promjenu! Iako je početak godine idealno vrijeme za prelazak, još uvijek ste na vrijeme da donesete odluku koja će vam olakšati poslovanje. Nemojte dopustiti da i ova godina prođe u frustraciji i strahu od loših računovodstvenih postupaka – sada je pravi trenutak za reakciju!

Kada je najbolje promijeniti računovodstveni servis?

Najbolji trenutak za promjenu računovodstvenog servisa je početak kalendarske godine. Evo zašto:

• Završavanje poslovne godine kod prethodnog računovođe - kada prethodni računovođa završi poslovnu godinu, novi računovođa preuzima rad s početnim stanjima, što omogućuje jasniji i lakši nastavak poslovanja.
• Izbjegavanje podjele podataka između dva servisa - ako promjenu radite usred godine, dolazi do problema praćenja poslovanja. Dio godine knjižen je kod jednog knjigovođe, dio kod drugog, što otežava izradu izvještaja, povlačenje dokumenata i analizu financijskog stanja.
• Smanjenje rizika pogrešaka i problema s usklađivanjima – prijenos podataka usred godine može dovesti do neslaganja u knjiženjima, problema s usklađenjem računa, traženja pogrešaka i nepotrebnih komplikacija.
• Ako se prijavljujete na projekt za EU fondove - ako niste zadovoljni s računovođom, a planirate sudjelovati u projektu sufinanciranom iz EU fondova, svakako razmislite o promjeni računovođe. Računovodstveno praćenje projekata iz EU fondova je složeno i ako računovođa nema iskustva s tim, moguće je da projekt neće biti pravilno vođen, što može dovesti do nepotrebnih komplikacija u provedbi. Kao osoba s iskustvom u pripremi projektne dokumentacije i računovodstvenom praćenju projekata financiranih iz EU fondova, iz prve ruke znam koliko je važno da računovođa razumije sve zahtjeve i pravila takvih projekata. Nedovoljna stručnost može dovesti do ozbiljnih problema s isplatom sredstava i naknadnim kontrolama.

Što ako je promjena tijekom godine neizbježna?

Iako je najbolje pričekati kraj godine, ponekad je promjena računovodstva nužna prije tog roka, primjerice zbog loše usluge, neslaganja s računovođom ili ozbiljnih pogrešaka u vođenju poslovnih knjiga. U tom slučaju preporučuje se:

• Temeljita provjera dokumentacije prije prijenosa – provjerite sve knjižene podatke, uskladite stanje računa i osigurajte da su svi porezni i financijski izvještaji točni.
• Suradnja između starog i novog knjigovođe – idealno je da se prijenos podataka obavi uz komunikaciju između oba servisa, kako bi se smanjila mogućnost gubitka ili pogrešnog tumačenja podataka.
• Jasno definirani rokovi prijenosa podataka – postavite rokove za predaju dokumentacije i dogovorite tko je odgovoran za koje izvještaje.

Zašto nije dobro često mijenjati računovodstveni servis?

Stalna promjena računovodstvenog servisa može negativno utjecati na poslovanje. Razlog tome je što računovođi treba određeno vrijeme da upozna vaše poslovanje, tokove novca, specifičnosti vaših prihoda i troškova te zakonske mogućnosti koje bi vam mogle donijeti uštede.

Dobar računovođa ne vodi samo knjige, već može biti vrijedan savjetnik u:

• Optimizaciji poreznih obveza,
• Planiranju troškova i investicija,
• Pronalasku neoporezivih primitaka,
• Savjetovanju o poslovnim odlukama.

Ako se računovodstveni servis često mijenja, novi računovođa uvijek kreće ispočetka, što znači da se gubi kontinuitet, a vi propuštate prilike za kvalitetnije poslovne odluke.

Kako odabrati pravi računovodstveni servis?

Ako ste odlučili promijeniti računovodstvo, važno je da novi servis odgovara vašim potrebama. Evo nekoliko smjernica:

• Pitajte za iskustvo s poduzetnicima u vašoj branši – neki računovođe su specijalizirani za određene djelatnosti i znaju specifične zakonske mogućnosti.
• Provjerite način komunikacije – ako vam je važno da imate brz i jednostavan način komunikacije s knjigovođom, provjerite nudi li online podršku, e-mail komunikaciju ili redovite konzultacije.
• Informirajte se o digitalnim mogućnostima – mnogi računovodstveni servisi danas koriste digitalne alate koji olakšavaju poslovanje.
• Odaberite servis prema potrebi za osobnim pristupom – ako vam je važno da imate pristup računovođi s kojim ste ugovorili posao, odaberite manji servis. U većim servisima poslovi su često podijeljeni tako da različite osobe rade obračune PDV-a, obračune plaća, knjiženje dokumentacije itd., pa jednog klijenta ne vodi samo jedan računovođa. U manjim servisima, praksa je da jedna osoba vodi cjelokupno poslovanje.

Promjenu računovodstvenog servisa najbolje je napraviti na početku godine, kada novi knjigovođa može preuzeti početna stanja i jednostavno nastaviti raditi. Ako se promjena mora obaviti tijekom godine, potrebno je uložiti dodatni trud u usklađivanje podataka i osigurati da su svi dokumenti uredni.

Najvažnije je da ne donosite odluku o promjeni ishitreno i da odaberete knjigovođu koji će dugoročno biti vaš poslovni partner i podrška u razvoju vašeg poslovanja. Ako niste zadovoljni svojim trenutnim računovodstvom, sada je pravo vrijeme da nešto promijenite kako biste poslovali bez nepotrebnih briga i stresa!

Ako tražite pouzdan računovodstveni servis koji će vam pomoći u vođenju poslovanja, slobodno me kontaktirajte na Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite. ili na 091/950-5830